Confira neste Papo Reto, Gisele Meyer falando sobre Getting Things Done – A Arte de Fazer Acontecer
Fundamento – 5 Hábitos para Fluxo de Trabalho:
* “Coletar” o que fazer (Email, Lync, Solicitações…)
* “Processar” o que fazer
* Organizar o que fazer
* Executar
* Revisar periodicamente
Priorizar:
Usar regras do Outlook para priorização:
* Colocar todos e-mail que você está no campo PARA destacado como Importante/Vermelho
* Colocar todos e-mail que você está no campo CC/CCO para mover para pasta UM DIA/TALVEZ
Toda solicitação que você enviar para outra pessoa mover manualmente para pasta AGUARDANDO RETORNO.
Planejar:
Todo e-mail que você não resolve em menos de 2 minutos você deve criar como compromisso no calendário;
Assim que criar o compromisso avisar a pessoa que solicitou que você irá responder até dia tal conforme planejado;
Deixar espaços diários no seu calendário para encaixar atividades Urgentes;
Executar:
Executar primeiro aquilo que é Urgente e Importante, se estiver acontecendo alguma crise;
Em seguida Executar o planejado no calendário;
Depois das atividades em dia ver a pasta UM DIA/TALVEZ priorizar nessa pasta aqui que existe algum prazo, se necessário criar compromisso, mas dificilmente um e-mail em CC terá prazo.
Periodicamente:
Realizar toda essa analise todo dia no início da manhã/tarde e antes de ir embora;
* Essa análise não pode consumir mais de 10 minutos cada vez;
Toda sexta feira analisar o calendário da próxima semana para verificar necessidade de replanejamento;
Toda sexta feira analisar a pasta “Aguardando Retorno” e cobrar resposta daquilo que ainda esta pendente.